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Gérez un volume élevé de courriels avec Notes

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Clientèle visée
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  • Toute personne qui utilise au quotidien la messagerie (courriels) pour communiquer avec Lotus Notes
  • Assistantes, secrétaires de direction qui gèrent les boîtes aux lettres de leurs supérieurs
  • Managers, représentants sur la route qui gèrent leurs mails Lotus Notes via un téléphone intelligent, iPhone, BlackBerry, tablette…
Objectifs
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  • Devenir beaucoup plus efficace dans la gestion de ses mails avec Lotus Notes
  • Réduire le temps consacré à la gestion des mails
  • Adopter les meilleures pratiques de gestion des mails : rédaction, classement, archivage, ménage
  • Maîtriser les fonctionnalités de Lotus Notes pour gérer : sa boîte de réception, boîte d’envoi, brouillons, favoris, archivage, création de modèles
  • Exploiter le plein potentiel de la version de Lotus Notes que vous utilisez au travail
  • Organiser ses dossiers et classer les messages reçus et envoyés
  • Retrouver rapidement des messages avec les fonctions de recherche et recherche avancée
  • Faire un ménage régulier, conserver ou non, archiver automatiquement ou manuellement
  • Rédiger un guide corporatif de gestion des mails avec Lotus Notes destiné à tous les usagers de l’entreprise
Exercices individuels et en équipe
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  • Démonstrations structurées par le formateur dans la version Lotus Notes utilisée par les participants
  • Mises en pratique individuelles et en équipe
  • Quelles règles d’équipe établir dans l’utilisation de la messagerie Lotus Notes
Format et durée
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  • Formations publiques offertes par www.gamonnet.com
  • Formations en entreprise (chez le client) : un jour (version intensive), deux jours (version approfondie avec plus de travaux pratiques)
  • Conférence : 60 à 90 minutes
  • Langues : français et anglais
 
Stratégie de formation
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Préparation
  • Questionnaire d’analyse : profil de la clientèle, types de projets gérés et besoins prioritaires.
  • Dossier de préparation destiné aux participants : autodiagnostic et expression des besoins individuels. (voir l’autodiagnostic en pièce jointe format PDF et les dossiers de préparation).
 
Apprentissage
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  • Stage (atelier) de formation intensif avec exercices pratiques individuels et en équipe.
  • Il est suggéré aux participants d'apporter leur ordinateur portable, tablette pour prendre des notes. Facultatif pour certains programmes. Obligatoire pour d’autres.
Formateur expert
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  • Ce programme est animé par François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de Gestion du Temps Inc. (Canada et France) et IC FORMATION (Canada), ou l'un de nos conseillers seniors, spécialiste du sujet
  • Vous pouvez consulter son curriculum vitae dans le menu : À Propos – section : Équipe
Références clients
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  • Canada : voir la liste dans le menu : À Propos – section : Clients Canada
  • France : le menu : À Propos – section : Clients France (dont certains en partenariat avec Eikos-Concepts)
Principales formations offertes
programme-formationSérie : Efficacité personnelle et collective
  • Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Fixez et atteignez 3 types d'objectifs de travail : efficacité, efficience, compétences.
  • Organisez des réunions plus productives et dynamiques (1 jour).
  • Prenez des décisions créatives avec la méthode des 6 chapeaux (Be Bono).
  • Rédigez mieux et plus vite grâce à la méthode de rédaction efficace et Word (1 jour).
  • Gagnez en qualité et en temps grâce à la méthode de rédaction efficace (2 jours).
Série : Être plus efficace avec Outlook
  • Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer son temps, ses projets, courriels, contacts et prises de notes (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Outlook (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook 
    (1 jour).
  • Gérez vos projets avec Outlook (1 jour).
  • Gérez vos relations clients avec Outlook (1 jour).
  • Découvrez le potentiel d'office 365 et Sharepoint.
Série : Être plus efficace avec Notes (IBM)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Notes (IBM)
    (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Notes (IBM)
    (1 jour).
Série : Être plus efficace avec Google Enterprise (Google)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Google Agenda (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Gmail (1 jour).
Série : Être plus efficace avec le Mind Mapping
  • Découvrez le potentiel du Mind Mapping pour générer des idées, structurer et visualiser des informations.
  • Maîtrisez les fonctionnalités du logiciel MindManager et le synchroniser avec Microsoft Office.
Sujets traités (Partie 1)
photo-sujet-traitePartie 1 – Adopter les meilleures pratiques de gestion des mails. Comment :
  • Choisir le mode de communication le plus approprié : téléphoner, se rencontrer, organiser une réunion, échanger des mails ou partager l’information sur des répertoires partagés, intranets, extranets ?
  • Choisir d’envoyer À…, Cc… Cci…
  • Rédiger un Objet précis et orienté vers l’action
  • Rédiger des messages précis, conçis, faciles à lire et sans fôttes !
  • Faire un suivi des messages envoyés et reçus
  • Recevoir et envoyer moins de courriels quotidiennement
Sujets traités (Partie 2)
 Partie 2 : Maîtriser les fonctionnalités de la messagerie Lotus Notes (selon la version utilisée)
  • Créer un nouveau message : choisir À, Cc, Cci, Objet, style du texte, corps du message
  • Insérer au message : fichier, signature, carte de visite, hyperlien, image, autres…
  • Ajouter un degré d’importance, un drapeau de suivi par date, ou personnalisé le classement des courriels à une ou plusieurs catégories
  • Utiliser les options d’envoi : confirmation de lecture…
  • Créer des règles pour classer automatiquement les messages reçus et envoyés
  • Gérer le suivi des messages avec : l’indicateur « Assurer un suivi »
  • Utiliser les différents affichages offerts
  • Archiver automatiquement et manuellement les dossiers
  • Créer des modèles de messages réutilisables
Sujets traités (Partie 3)
Partie 3 : Comment personnaliser Lotus Notes pour répondre à VOS besoins ?
  • Personnaliser La page d’accueil
  • Créer des catégories pour classer les messages
  • Partager son carnet d’adresses personnel avec d’autres personnes
  • S’entendre sur des règles d’équipe sur la gestion des messages et la rédaction d’un guide corporatifs selon les normes de l’entreprise (déontologie, sécurité, codes…)
 
Soutien personnalisé post-formation
  • Télécoaching par courriel (sans limite de temps) : francois@gamonnet.com
  • Bulletin « Conseils de l’Expert » (gratuit, publié tous les 2 mois). Inscription sur la page d’accueil du site www.gamonnet.com
  • Accès en ligne aux meilleures pratiques et fiches techniques (mises à jour régulièrement). Voir le menu : Conseils de l’Expert, réservé à nos clients du site web mentionné ci-dessus
Suivis
  • Suivi 1 sur 3 : Conseils de l’expert pour mettre en pratique ce que vous avez appris (une semaine après la formation)
  • Suivi 2 sur 3 : Quelles bonnes pratiques avez-vous adoptées (un mois après la formation) ?
  • Suivi 3 sur 3 : Quelles améliorations opérationnelles avez-vous obtenues (deux mois après la formation)
Logistique
Logistique FGamonnet.fr
  • Formations en entreprises (chez le client). Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation dans le site www.gamonnet.com 
  • Formations publiques. Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation.
Prérequis
prerequis
  • Aucun prérequis
Matériel du participant
  • materielAide-mémoire plastifiés et fiches techniques
  • Manuel pédagogique avec de nombreux conseils pratiques
  • Copie de la présentation PowerPoint au format PDF
  • Conseils en ligne réservés à nos clients. Voir le menu : Conseils de l'Expert du site web www.gamonnet.com
Nombre de participants
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  • Stage (ateliers) de formation : 6 à 15 participants
  • Accompagnement personnalisé : 1 à 3 participants
  • Conférences : jusqu'à 250 personnes
Services conseils
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  • Programmes sur mesure en entreprise : durée, contenu, études de cas : mises en situation propres au client
Garantie de satisfaction
garantie
  • Si l'évaluation des participants est inférieure à 80 %, un suivi personnalisé et une action corrective seront proposés au client
Inscription au bulletin
Conseils de l'Expert
Prochaines formations
publiques