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Gérez vos projets avec Outlook

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Clientèle visée
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  • Toute personne qui souhaite respecter des échéanciers serrés de projets tout en économisant de 10 % à 20 % du temps de réalisation
  • Personnes qui gèrent, en plus de leurs fonctions habituelles, de multiples projets spéciaux 
  • Ingénieurs, cadres, assistantes marketing ou de direction, qui gèrent des événements corporatifs  : congrès, conférences, salons, lancement de produits, projets de R&D…
Objectifs
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  • Devenir beaucoup plus efficace dans la gestion de ses projets : atteinte des résultats  et respect des échéanciers
  • S’approprier les meilleures pratiques des experts en gestion de projets
  • Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour gérer ses projets (pas besoin de  MS Projects, ni de créer des outils maison qui ne se synchronisent pas avec MS Outlook)
  • Personnaliser Outlook au type de projets que vous gérez :  complexité, nombre de projets à gérer en simultané, profil des équipes…
Exercices individuels et en équipe
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  • Démonstrations structurées par le formateur dans la version Outlook utilisée par les participants
  • Mises en pratique individuelles et en équipe sur de vrais projets gérés par les participants
  • Quelles règles d’équipe établir lors de l’utilisation d’Outlook comme outil de gestion de projets
 
Format et durée
  • format-dureeFormations publiques www.gamonnet.com 
  • Formations en entreprise (chez le client) : un jour (version intensive), deux jours (version approfondie avec plus de travaux pratiques)
  • Conférence : 60 à 90 minutes
  • Langues : français ou anglais
Stratégie de formation
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Préparation
  • Questionnaire d’analyse : profil de la clientèle, types de projets gérés et besoins prioritaires
  • Dossier de préparation destiné aux participants : autodiagnostic et expression des besoins individuels. (voir l’autodiagnostic en pièce jointe format PDF et les dossiers de préparation)
Apprentissage
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  • Stage (atelier) de formation intensif avec exercices pratiques individuels et en équipe
  • Il est suggéré aux participants d'apporter leur ordinateur portable, tablette pour prendre des notes. Facultatif pour certains programmes. Obligatoire pour d’autres
 
Formateur expert
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  • Ce programme est animé par François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de Gestion du Temps Inc. (Canada et France) et Innovation Consultants Inc. (Canada), ou l'un de nos conseillers seniors, spécialiste du sujet
  • Vous pouvez consulter son curriculum vitae dans le menu : À Propos – section : Équipe
Références clients
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  • Canada : voir la liste dans le menu : À Propos – section : Clients Canada
  • France : le menu : À Propos – section : Clients France (dont certains en partenariat avec Eikos-Concepts)
Principales formations offertes
programme-formationSérie : Efficacité personnelle et collective
  • Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Fixez et atteignez 3 types d'objectifs de travail : efficacité, efficience, compétences.
  • Organisez des réunions plus productives et dynamiques (1 jour).
  • Prenez des décisions créatives avec la méthode des 6 chapeaux (Be Bono).
  • Rédigez mieux et plus vite grâce à la méthode de rédaction efficace et Word (1 jour).
  • Gagnez en qualité et en temps grâce à la méthode de rédaction efficace (2 jours).
Série : Être plus efficace avec Outlook
  • Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer son temps, ses projets, courriels, contacts et prises de notes (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Outlook (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook 
    (1 jour).
  • Gérez vos projets avec Outlook (1 jour).
  • Gérez vos relations clients avec Outlook (1 jour).
  • Découvrez le potentiel d'office 365 et Sharepoint.
Série : Être plus efficace avec Notes (IBM)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Notes (IBM)
    (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Notes (IBM)
    (1 jour).
Série : Être plus efficace avec Google Enterprise (Google)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Google Agenda (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Gmail (1 jour).
Série : Être plus efficace avec le Mind Mapping
  • Découvrez le potentiel du Mind Mapping pour générer des idées, structurer et visualiser des informations.
  • Maîtrisez les fonctionnalités du logiciel MindManager et le synchroniser avec Microsoft Office.
Garantie de satisfaction
  • garantieSi l'évaluation des participants est inférieure à 80 %, un suivi personnalisé et une action corrective seront proposés au client.
 
Sujets traités (Partie 1)
photo-sujet-traitePartie 1 – Adopter les meilleures pratiques de gestion de projets. Comment :
  • Tenir compte des facteurs de réussite d’un projet : la solution, les finalités, les besoins des utilisateurs, les acteurs, la méthodologie et les moyens
  • Obtenir des projets précis et bien documentés : résultats attendus, échéanciers, ressources, acteurs, contexte, contraintes, enjeux…
  • Structurer le projet et évaluer la charge de travail globale
  • Choisir les bons outils de pilotage (planification-contrôle) : tableaux de bord, indicateurs clés, liste des tâches, suivis de l’exécution, retards, conflits sur le chemin critique, ressources utilisées (temps, coûts réels par rapport aux prévisions)…
  • Visualiser en temps réel : l’avancement du projet, la chronologie d’exécution des tâches, les changements d’échéances ou de priorités, les suivis à faire, les écarts de temps et de coûts…
  • Gérer et animer son équipe de projet : (choisie ou imposée) :  modes de communication à mettre en place, délégation des tâches, suivi de l’avancement du projet, animation des réunions, motivation des membres de l’équipe, techniques de négociation, gestion des conflits…
  • Faire le bilan des projets réalisés : analyse des causes des écarts et problèmes rencontrés, que faire et ne pas faire, mise à jour des processus et outils…
Sujets traités (Partie 2)
Partie 2 : Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour gérer des projets
  • Usage intensif du dossier Tâches : différences entre Tâches, Liste des tâches, Barre des tâches, Liste des tâches quotidiennes
  • Créer un (ou des) questionnaire(s) de clarification de projet dans le dossier Notes Post-it
  • Documenter le projet en insérant des éléments d'Outlook : courriels, tâches, calendrier, contacts, notes Post-it électroniques
  • Visualiser l’avancement du projet sous forme d’échéancier découpé en phases, liste des tâches en ordre chronologique, en vue calendrier, sous format Gantt, assignées par collaborateur…
  • Élaborer des plans d’actions simplifiés sous forme de tâches documentées
  • Établir des échéanciers et des plans d’actions de projets complexes comprenant plusieurs phases et de très nombreuses tâches
  • Créer des groupes de projet (par type de projet, période…)
  • Assigner des tâches (individuellement ou à plusieurs membres de l’équipe) et faire le suivi de l’avancement des tâches déléguées
  • Obtenir des rapports d’avancement
  • Créer des plannings visuels dans un calendrier dédié
  • Faire un bilan de la réalisation des projets et archiver le projet documenté
  • Créer des modèles réutilisables : planification, ordre du jour de réunions de projet, calendriers, liste de contacts…
Sujets traités (Partie 3)
Partie 3 : Comment personnaliser Outlook pour répondre à VOS besoins ?
  • Personnalisation avancée des affichages des dossiers Tâches, Calendrier
  • Utilisation de filtres pour « ne voir que ce que vous voulez voir quand vous voulez le voir »
  • Création des chemins critiques en utilisant  les catégories ou en filtrant les tâches par mot clé
  • Personnalisation de la Liste des tâches pour obtenir un consolidé de tous les projets en cours
  • Archivage et exportation des données des projets pour les exploiter dans des tableaux MS Excel, Word et générer des rapports
Soutien personnalisé post-formation
  • Télécoaching par courriel (sans limite de temps) : francois@gamonnet.com
  • Bulletin « Conseils de l'Expert » (gratuit, publié tous les 2 mois) Bulletin « Conseils de l’Expert » (gratuit, publié tous les 2 mois). Inscription sur la page d’accueil du site www.gamonnet.com
  • Accès en ligne aux meilleures pratiques et fiches techniques Outlook (mises à jour régulièrement). Voir le menu : Conseils de l’Expert, réservé à nos clients du site web mentionné ci-dessus
Suivis
  • Suivi 1 sur 3 : Conseils de l’expert pour mettre en pratique ce que vous avez appris (une semaine après la formation)
  • Suivi 2 sur 3 : Quelles bonnes pratiques avez-vous adoptées (un mois après la formation) ?
  • Suivi 3 sur 3 : Quelles améliorations opérationnelles avez-vous obtenues ? (deux mois après la formation)
Logistique
  • nouvelle-image-logistiqueFormations en entreprises (chez le client). Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation dans le site www.gamonnet.com 
  • Formations publiques. Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation.
Prérequis
prerequis
  • Aucun prérequis
Matériel du participant
materiel
  • Aide-mémoire plastifiés et fiches techniques
  • Manuel pédagogique avec de nombreux conseils pratiques
  • Copie de la présentation PowerPoint au format PDF)
  • Conseils en ligne réservés à nos clients. Voir le menu : Conseils de l'Expert du site web www.gamonnet.com
 
Nombre de participants
  • nbr-participantsStages (ateliers) de formation : 6 à 15 participants
  • Accompagnement  personnalisé : 1 à 3 participants
  • Conférences : jusqu'à 250 personnes
Services conseils
service-conseils
  • Programmes sur mesure en entreprise : durée, contenu, études de cas : mises en situation propres au client
  • Accompagnement personnalisé en entreprise
  • Conférences lors de congrès, réunions annuelles
Inscription au bulletin
Conseils de l'Expert
Prochaines formations
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