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Gérez votre temps, vos tâches et vos priorités avec Outlook

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Clientèle visée
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  • Les personnes très occupées et ayant l'impression ou le sentiment de manquer de temps
  • Les individus motivés à exploiter le potentiel d’Outlook pour être plus efficaces dans leur travail
  • Les personnes qui doivent coordonner de nombreuses tâches, priorités, dossiers, réunions, rendez-vous, suivis avec Outlook
Objectifs
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  • Améliorer de façon significative la planification de ses tâches, priorités, réunions, rendez-vous, suivis
  • Adopter les meilleures pratiques des experts internationaux en gestion du temps et des priorités
  • Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour gérer un calendrier chargé, un volume important de tâches et de suivis à faire
  • Personnaliser Outlook à son profil de poste, sa personnalité, son équipe et ceux avec qui on doit travailler au quotidien (autres services, clients, fournisseurs…)
  • Se discipliner au quotidien à appliquer les bonnes pratiques et à bien utiliser les dossiers Tâches et Calendrier d’Outlook.
Exercices individuels et en équipe
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  • Démonstrations structurées par le formateur dans la version Outlook utilisée par les participants
  • Mises en pratique individuelles et en équipe
  • Quelles règles d’équipe établir dans l’utilisation de la messagerie d’Outlook
 
Format et durée
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  • Formations publiques www.gamonnet.com
  • Formations en entreprise (chez le client) : un jour (version intensive), deux jours (version approfondie avec plus de travaux pratiques)
  • Conférence : 60 à 90 minutes
  • Langues: français et anglais
 
Stratégie de formation
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Préparation
  • Questionnaire d’analyse : profil de la clientèle, types de tâches, imprévus, urgences et besoins prioritaires
  • Dossier de préparation destiné aux participants : autodiagnostic et expression des besoins individuels (voir l’autodiagnostic en pièce jointe format PDF et les dossiers de préparation)
Apprentissage
  • Stage (atelier) de formation intensif avec exercices pratiques individuels et en équipe
  • Il est suggéré aux participants d'apporter leur ordinateur portable (avec Outlook, Lotus Notes), tablette pour prendre des notes. Facultatif pour certains programmes. Obligatoire pour d’autres
Formateur expert
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  • Ce programme est animé par François Gamonnet, cofondateur de l'Institut de Gestion du Temps Inc. (Canada et France) et IC FORMATION (Canada), ou l’un de nos conseillers seniors, spécialiste du sujet
  • Vous pouvez consulter son curriculum vitae dans le menu : À Propos – section : Équipe
Références clients
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  • Canada : voir la liste dans le menu : À Propos – section : Clients Canada
  • France : le menu : À Propos – section : Clients France (dont certains en partenariat avec Eikos-Concepts)
Principales formations offertes
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  • Optimisez votre temps avec la Méthode Gamonnet (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Fixez et atteignez 3 types d'objectifs de travail : efficacité, efficience, compétences.
  • Organisez des réunions plus productives et dynamiques (1 jour).
  • Prenez des décisions créatives avec la méthode des 6 chapeaux (Be Bono).
  • Rédigez mieux et plus vite grâce à la méthode de rédaction efficace et Word (1 jour).
  • Gagnez en qualité et en temps grâce à la méthode de rédaction efficace (2 jours).
Série : Être plus efficace avec Outlook
  • Découvrez le potentiel d’Outlook pour gérer son temps, ses projets, courriels, contacts et prises de notes (version intensive 1 jour ou version approfondie 2 jours).
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Outlook (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Outlook 
    (1 jour).
  • Gérez vos projets avec Outlook (1 jour).
  • Gérez vos relations clients avec Outlook (1 jour).
  • Découvrez le potentiel d'office 365 et Sharepoint.
Série : Être plus efficace avec Notes (IBM)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Notes (IBM)
    (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Notes (IBM)
    (1 jour).
Série : Être plus efficace avec Google Enterprise (Google)
  • Gérez votre temps et vos priorités avec Google Agenda (1 jour).
  • Gérez un volume élevé de courriels avec Gmail (1 jour).
Série : Être plus efficace avec le Mind Mapping
  • Découvrez le potentiel du Mind Mapping pour générer des idées, structurer et visualiser des informations.
  • Maîtrisez les fonctionnalités du logiciel MindManager et le synchroniser avec Microsoft Office.
Sujets traités (Partie 1)
Partie 1 – Adopter les meilleures pratiques de gestion du temps et des priorités. Comment :
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  • Trouver le temps de planifier et de s’organiser avec Outlook malgré un volume élevé de travail
  • Noter ce vous devez faire et centraliser l’information dans les dossiers Calendrier et Tâches
  • Prioriser les urgences quand tout semble urgent
  • Évaluer le degré d’importance (Haut, Normal, Faible) des différentes demandes, tâches, projets
  • Respecter sa planification malgré les urgences et les imprévus
  • Évaluer le temps : échéances, durées d’exécution, délais à prévoir, date de début (Outlook est excellent pour cela)
  • Réduire les sources de dérangement
  • Déléguer et faire des suivis de tâches réalisées par d’autres personnes
Sujets traités (Partie 2)
Partie 2 : Maîtriser les fonctionnalités d’Outlook pour gérer son temps et ses tâches
  • Usage intensif du dossier Tâches et Calendrier : différences entre Tâches, Liste des tâches, Barre des tâches, Liste des tâches quotidiennes
  • Entrer les tâches en utilisant les champs les plus utiles : Objet, Début, Échéance, Priorité
  • Noter les sous-tâches dans la section Notes et insérer des éléments d’Outlook pour documenter la tâche
  • Traduire des demandes par courriel en Tâches ou les traiter via la Liste des tâches
  • Créer des routines de planification et bilan de ses journées, semaines et mois dans les dossiers Calendrier et Tâches
  • Visualiser sa charge de travail prévisionnelle et réelle dans son calendrier
  • Classer ses tâches par période, priorité, projet, type de tâche, responsable, demandeur en utilisant les catégories et les couleurs
  • Assigner des tâches à une ou plusieurs personnes en utilisant la fonction « Affecter une tâche »
  • Faire le suivi de tâches exécutées par des collègues ou des personnes externes
  • Créer des groupes de calendrier et partager les calendriers (sur plusieurs fuseaux, si besoin)
  • Planifier, organiser, faire le suivi des réunions et gérer les conflits d’horaire via le calendrier
  • Utiliser les dossiers Calendrier et Tâches comme un journal de temps
 
Sujets traités (Partie 3)
Partie 3 : Comment personnaliser Outlook pour répondre à VOS besoins ?
  • Personnalisation avancée des affichages des dossiers Tâches, Calendrier
  • Personnaliser Outlook Aujourd'hui
  • Utilisation de filtres pour « ne voir que ce que vous voulez voir quand vous voulez le voir »
  • Personnaliser les affichages de la Liste des tâches, la Barre des tâches et la Liste des tâches quotidiennes
  • Définir de nouveaux affichages sur mesure (ex. : voir les tâches dans un affichage calendrier ou Gantt)
  • Générer des rapports de temps prévisionnels et réels. Les exporter dans MS Excel ou MS Access
 
Suivis
  • Suivi 1 sur 3 : Conseils de l’expert pour mettre en pratique ce que vous avez appris (une semaine après la formation)
  • Suivi 2 sur 3 : Quelles bonnes pratiques avez-vous adoptées (un mois après la formation) ?
  • Suivi 3 sur 3 : Quelles améliorations opérationnelles avez-vous obtenues (deux mois après la formation)
Soutien personnalisé post-formation
  • Télécoaching par courriel (sans limite de temps) : francois@gamonnet.com
  • Bulletin « Conseils de l’Expert » (gratuit, publié tous les 2 mois). Inscription sur la page d’accueil du site www.gamonnet.com
  • Accès en ligne aux meilleures pratiques et fiches techniques (mises à jour régulièrement). Voir le menu : Conseils de l’Expert, réservé à nos clients du site web mentionné ci-dessus
Logistique
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  • Formations en entreprise (chez le client). Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation dans le site www.gamonnet.com 
  • Formations publiques. Voir la section Logistique qui peut être différente selon les programmes de formation
Matériel du participant
  • materielAide-mémoire plastifiés et fiches techniques
  • Manuel pédagogique avec de nombreux conseils pratiques
  • Copie de la présentation PowerPoint au format PDF)
  • Conseils en ligne réservés à nos clients. Voir le menu : Conseils de l'Expert du site web www.gamonnet.com.
Nombre de participants
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  • Stages (ateliers) de formation : 6 à 15 participants
  • Accompagnement  personnalisé : 1 à 3 participants
  • Conférences : jusqu'à 250 pers
Prérequis
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  • Aucun prérequis
Services-conseils
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  • Programmes sur mesure en entreprise : durée, contenu, études de cas : mises en situation propres au client
  • Accompagnement personnalisé en entreprise
  • Conférences lors de congrès, réunions annuelles
Garantie de satisfaction
garantie
  • Si l'évaluation des participants est inférieure à 80 %, un suivi personnalisé et une action corrective seront proposés au client
Inscription au bulletin
Conseils de l'Expert
Prochaines formations
publiques