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APERÇU DES CONSEILS PRATIQUES

MEILLEURES PRATIQUES
Table des matières
Gérez votre temps, vos tâches et priorités avec la méthode Gamonnet
  • Adopter la Méthode Gamonnet en 12 étapes
    • OTMG 01 - Prendre le temps de s'arrêter, réfléchir, se préparer
    • OTMG 02 - Noter toutes les choses à faire et les centraliser dans son agenda
    • OTMG 03 - Faire préciser les livrables, demandes, attentes, projets, échéanciers
    • OTMG 04 - Évaluer le degré d'urgence : échéance, durée, délai, début (priorisation)
    • OTMG 05 - Évaluer le degré d'importance, haute, normale, faible ou : 1, 2, 3, 4 (priorisation)
    • OTMG 06 - Réserver du temps dans son calendrier : choisir les bonnes dates et plages horaires
    • OTMG 07 - Réduire et prévenir les sources d'interruption et de dérangement
    • OTMG 08 - Se concentrer sur l'exécution (ne pas procrastiner)
    • OTMG 09 - Négocier les demandes et attentes des autres et savoir dire "NON"
    • OTMG 10 - Déléguer des tâches ou s'entraider (travail collaboratif)
    • OTMG 11 - Faire le suivi des tâches, des échéanciers et le respect des engagements
    • OTMG 12 - Acquérir une discipline personnelle et établir des règles d'équipe
  • Gérer son temps et ses priorités
  • Soigner les maladies de la gestion du temps
    • OTMG 24 - Soigner la TEMPSDINITE
    • OTMG 25 - Soigner la LIFOPHILIE
    • OTMG 26 - Soigner la CHRONOPHAGIE
    • OTMG 27 - Soigner la OUÎTE
    • OTMG 28 - Soigner la COURRIELITE
    • OTMG 29 - Soigner la RÉUNIONITE

Adopter la Méthode Gamonnet en 12 étapes

OTMG 01 - PRENDRE LE TEMPS DE PENSER, ANALYSER, SE PRÉPARER, PLANIFIER AVANT DE SAUTER DANS L'ACTIONmg 01

1 - Se donner une routine quotidienne de planification du temps au moment qui vous convient le mieux : tôt le matin, fin de journée

Exemples de routines :
  • Routine quotidienne. Chaque jour ouvrable : le matin : Planifier la journée et en fin de journée : Bilan de la journée
  • Routine hebdomadaire. Chaque lundi : Planifier la semaine et chaque vendredi : Bilan de la semaine
  • Routine mensuelle. Chaque premier jour ouvrable du mois : Planifier le mois et chaque dernier jour ouvrable du mois : Bilan du mois
2 - Personnaliser la routine selon la nature de votre fonction et de vos besoins.

3 - Faire une réservation de temps périodique (ex. 30 min) dans Outlook, Lotus Notes ou GroupWise pour planifier vos journées, semaines, mois. 

4 - Informer ses collègues de votre routine, la respecter et la faire respecter.

5 - Noter les choses à faire au fur et à mesure que vous y pensez. Plus la planification est intégrée dans l'action, moins elle vous prendra de temps.

6 - Consulter le tableau des tâches du jour ou de la semaine, les nouveaux contrats, les appels de service pour savoir ce qui est entré depuis la veille (pour les techniciens, responsables du service à la clientèle).

7 - Avoir une rencontre statutaire avec son adjoint(e) en début de journée, et en début d'après-midi (pour les gestionnaires) pour établir les priorités, les rencontres de la journée et choses à faire : suivis, relances, réservations.

8 - Avoir une vue d'ensemble de sa charge de travail de la journée-semaine- mois en activant au démarrage Outlook aujourd'hui (Outlook) ou en personnalisant votre page d'accueil personnalisée (Lotus Notes).

9 - Plus une action est importante, plus sa préparation et son suivi le sont. Les noter dans vos tâches Outlook, Lotus Notes, GroupWise ou réserver du temps dans votre calendrier (ex. préparer une réunion, une rencontre, une présentation).

10 - Créer une tâche pour toute demande et dresser un mini plan d'action en décortiquant la tâche en sous-tâches dans la section Notes (Outlook, Lotus Notes, GroupWise).

11 - Créer des modèles (Template) de processus d'affaires ou de plans d'action pour les dossiers ou projets répétitifs.

Gérer son temps et ses priorités


OTMG 13 - PRINCIPALES CAUSES DES PROBLÈMES DE GESTION DU TEMPS


J'AI DU CONTRÔLE SUR CES CAUSES

1 - Bien gérer son temps (et respecter celui des autres) n’est pas une priorité.

2 - On veut réaliser un nombre illimité de choses dans un temps limité.

3 - Manque de planification des tâches et d’organisation personnelle.

4 - Difficulté à établir les bonnes priorités ou les bons objectifs à atteindre.

5 - Manque de discipline personnelle et de rigueur.

6 - Sous utilisation du potentiel des outils collaboratifs comme Outlook, Lotus Notes, GroupWise.

7 - Être trop perfectionniste.

8 - Procrastiner (remettre continuellement au lendemain jusqu'à ce qu'on ait plus le choix).

9 - Manque de confiance en soi pour négocier des échéances réalistes ou une charge de travail trop élevée.

10 - Manque de motivation face à son travail.

11- Manque ou mauvaise délégation (gestionnaires).


J'AI MOINS OU PEU DE CONTRÔLE SUR CES CAUSES


1 - Trop d’imprévus et d’urgences de dernière minute.

2 - Trop d’interruptions et de dérangements multiples.

3 - Manque de ressources.

4 - Réelle surcharge de travail chronique.

5 - Style de gestion autoritaire. Peu de possibilité de négociation.

6 - Les priorités des uns ne sont pas celles des autres.

7 - Dans l'entreprise, on pratique un sport d’équipe (le travail) avec des règles du jeu individuelles.

OTMG 24 -  SOIGNER LA TEMPSDINITE


gt 12

Pour des conseils détaillés, voir la fiche MG 04 ÉVALUER LE DEGRÉ D'URGENCE : ÉCHÉANCE, DURÉE, DÉLAI, DÉBUT (PRIORISER)

1 - Durées (temps d'exécution) réalistes + Délais (temps d'attente) raisonnables = Échéanciers (temps de livraison) réalisables.

2 - Faire préciser les demandes, attentes, projets :(résultats attendus ou livrables, échéances, ressources allouées, informations utiles) pour évaluer l'ampleur et la complexité de la demande.

3 - Décomposer la tâche en sous-tâches (mini plan d'action) et allouer une durée approximative pour chacune. Pour des conseils détaillés, voir la fiche GT 10 - RÉDIGER UN PLAN D'ACTION POUR ATTEINDRE SES OBJECTIFS OU GÉRER UN PROJET.

4 - Se fier à votre expérience, bâtir des historiques (ou rapports de temps), consulter des personnes expérimentées.

5 - Vérifier la disponibilité des ressources (personnes, équipements, salles....). Utiliser la recherche automatique de disponibilité des personnes et des salles avec Outlook, Lotus Notes. Vous allez économiser beaucoup de temps (surtout les adjoint(es) administratives).

6 - Vérifier votre propre disponibilité en consultant votre calendrier et celui des autres en créant des agendas de groupe dans Outlook.

7 - Tenir compte des temps d'attente, d'approbation, des délais de livraison.

8 - Rédiger un plan d'action plus détaillé ou un échéancier de type Gantt pour les projets plus importants. Outlook 2003, 2007, 2010. Avec classement chronologique des tâches, regroupement par catégorie, filtre. Créer un portefeuille de projets dans le dossier Tâches pour isoler les tâches par projet.

9 - Créer des modèles de plans d'action pour éviter de réinventer la roue et les glisser dans le nouveau dossier de projet dans Outlook. La planification prendra moins de temps que vous ne le pensez.

10 - Centraliser TOUT ce que vous avez à faire dans votre agenda et le tenir à jour (Calendrier + Tâches).

11 - Utiliser le potentiel de votre outil collaboratif : Outlook, Lotus Notes ou GroupWise. Vous serez renversé par la puissance, la flexibilité de ces outils. La plupart des personnes qui participent à mes programmes de formation ont réalisé qu'ils en utilisaient 20 à 30 % seulement. Personnellement, Outlook a profondément modifié mes méthodes de gestion du temps, des tâches, des priorités et des courriels.
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